Transformación digital en la rúbrica de libros comerciales: avances normativos y operativos.
La Dirección General de Registros (DGR) implementó un procedimiento de rúbrica digital de los libros Diario e Inventario con el que ha logrado optimizar y simplificar el proceso para los usuarios.
La transformación digital continúa impactando los procedimientos en el ámbito comercial. En este contexto, el Decreto N° 384/019 marcó un hito al autorizar el uso de documentos electrónicos o digitales como medio válido de reemplazo de los libros Diario e Inventario, exigidos para los comerciantes por el artículo 55 del Código de Comercio.
Desde diciembre de 2022, la Dirección General de Registros (DGR) habilitó la posibilidad de realizar la rúbrica de estos libros en formato digital a través de su sitio Web (tal como informamos en nuestro Monitor Semanal Nro. 1009, del 2 de enero de 2023).
Desde entonces, el proceso ha sido objeto de ajustes orientados a simplificar la gestión para los usuarios.
El sistema permite subir los libros en formato PDF o mediante minuta especial, indicando la denominación de la sociedad, número de RUT y correo electrónico, a fin de recibir notificaciones sobre la aprobación o posibles observaciones.
Una modificación significativa fue introducida por la Resolución de la DGR N° 102, del 29 de septiembre de 2023, que eliminó el requisito de contar con firma digital avanzada. No obstante, se mantiene la exigencia de presentar un certificado notarial que acredite la representación y la personería.
Asimismo, a través de la Resolución N° 118/2023, la DGR incorporó una nueva alternativa para el envío de libros digitales: el uso de una minuta especial como sustituto del archivo PDF. Esta opción se basa en la tecnología de hashing, que genera identificadores únicos, irrepetibles e inalterables a partir de la información contenida en los libros. En este caso, los libros no se envían directamente, sino que se almacenan por las empresas mediante este sistema, remitiendo únicamente la minuta especial con los datos generados.
Consecuencias de una teneduría irregular de libros. La teneduría regular de libros permite al comerciante contar con el respaldo de una contabilidad ordenada y transparente, que pueda ser presentada como medio de prueba ante un eventual litigio. En efecto, nuestra legislación establece que los libros mercantiles — entre ellos, el Diario y el Inventario— que no cumplan con las formalidades exigidas legalmente o presenten defectos, no tendrán valor probatorio alguno en juicio a favor del comerciante al que pertenezcan. Asimismo, el comerciante que omita en su contabilidad alguno de los libros que se declaran indispensables, será juzgado en el litigio en el que se le exija presentar los libros, por los asientos de los libros de su adversario.
En otro orden, es de hacer notar que la Dirección General Impositiva, en el marco de inspecciones fiscales y para la habilitación del certificado de vigencia anual, suele solicitar a los contribuyentes que demuestren el cumplimiento de la teneduría de libros que exige el artículo 55 del Código de Comercio. El sistema de rúbrica digital permite dar cumplimiento a esta exigencia legal con mayor celeridad en la gestión, posibilitando la rúbrica de distintos ejercicios en simultáneo, incluso de manera retroactiva.
La evolución normativa y tecnológica en materia de rúbrica digital ha consolidado un mecanismo eficiente y seguro para el cumplimiento de las obligaciones comerciales, facilitando la gestión documental y la respuesta a requerimientos administrativos.
